Herramientas de gestión de averías para optimizar tu servicio técnico

Adivina, adivinanza: ¿qué herramientas de gestión de averías te ahorran hasta el 80% del tiempo en tareas rutinarias? ¿Las de toda la vida (papel, agendas en Excel, emails y llamadas)? ¿O los nuevos softwares de mantenimiento con IA y app para técnicos?

Exacto, la segunda. Y de eso va este artículo.

Porque al principio, nadie echa de menos un software. Cuando una empresa de servicio técnico arranca, la prioridad es llegar pronto y resolver rápido. Con dos personas espabiladas y un grupo de WhatsApp, el negocio funciona.

El problema llega con el éxito. La empresa crece, entran más avisos, más técnicos, más clientes, y aparece el caos. Creas un departamento de planificación, montas un Excel titánico para cuadrar agendas y aguantas un tiempo. Hasta que un día el sistema manual no da más de sí.

Ahí es cuando descubres que necesitas un software que simplifique tareas, haga más autónomos a los técnicos y le dé a la oficina visión de qué pasa ahí fuera.

Y si tu empresa está en ese punto, este artículo va a ser tu lectura favorita del mes. 

Te contamos qué ofrecen estas herramientas, cómo te ayudan a ganar clientes mientras ahorras dinero, y resolvemos las dudas más frecuentes. Allá vamos.

Funcionalidades clave para gestionar el equipo técnico

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Por qué tu empresa necesita un software para la gestión de averías 

Una herramienta de gestión de averías organiza, digitaliza y automatiza el trabajo desde que el cliente da el aviso hasta que se cierra el servicio y se emite la factura.

¿En qué se traduce esto? Explicado de forma práctica, un software field service como Praxedo te ayuda en cada paso:

• Entra un aviso y la oficina ve de un vistazo qué técnico está más cerca y libre para enviarlo. 
• El técnico recibe la notificación en su aplicación, con toda la información de la orden de trabajo.
• Consulta el histórico del cliente desde la misma app y completa el parte de trabajo.
• El parte se valida con la firma del cliente y se integra de forma automática en el software de facturación de la empresa.
• El cliente recibe avisos y notificaciones personalizadas en cada fase del servicio.

En resumen, este software gestiona personas, plazos y tiempos. Y con ello consigues que oficina y técnicos trabajen en buena sintonía y que los clientes estén más contentos.

Pero además, te ofrece datos reales para responder a preguntas incómodas:

• ¿Por qué tus técnicos no resuelven la avería en la primera visita?
• ¿Cuánto tiempo (y dinero) estás perdiendo en desplazamientos innecesarios?
• ¿Cuál es el tiempo medio de resolución según el tipo de máquina o avería?

Y mucha más información para organizar el servicio técnico, presupuestar mejor a tus clientes, detectar fugas de rentabilidad o presentar garantías de cumplimiento de SLA.

Funcionalidades clave para la gestión del servicio técnico

Una herramienta como Praxedo se ocupa de hasta el 80% de las tareas que hoy haces a mano. Te contamos las funcionalidades clave que lo consiguen. 

Planificación y asignación de tareas

Es el corazón de todo. El software analiza los avisos pendientes y la agenda de cada técnico. Después, propone quién atiende cada aviso y cuándo, cruzando tres datos: disponibilidad, ubicación exacta y especialidad técnica.

El planificador solo tiene que revisar, ajustar si quiere y dar el visto bueno con un clic. 

Además, el sistema optimiza las rutas de los operarios para que el recorrido tenga sentido y agrupe las visitas cercanas. El resultado es un triplete perfecto: ahorras gasolina, tus técnicos pasan menos horas en la carretera y atienden más servicios al día.

Descubre aquí ➡️ cómo funciona el planificador de tareas

Capacidad de respuesta

Cuando un cliente llama con una avería urgente, quiere una solución ipso facto.

Tradicionalmente, desde la oficina se empezaba a llamar a los técnicos para ver cuál estaba cerca y disponible. Con los software fsm, la oficina lo ve directamente desde la pantalla del ordenador.

Gracias a la geolocalización del móvil de cada técnico, se visualiza en tiempo real y sobre un mapa dónde está cada uno y cuánto le queda para cerrar la orden en la que está trabajando.

Así, sin colgar al cliente, puedes decirle qué técnico irá y en cuánto tiempo estará allí.

Cumplimiento de tiempos de respuesta

Cuando trabajas con clientes de cierta envergadura, es habitual firmar un SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) que atender las incidencias en plazos estrictos de pocas horas.

Herramientas como Praxedo te ayudan a cumplirlos. Planifica las agendas priorizando los plazos acordados, y si un día la cosa se complica y un plazo se pone en riesgo, avisa a la oficina para reaccionar a tiempo. 

Además, como cada asistencia queda registrada, acabas con un histórico de tus tiempos reales: cuánto tardas en atender, cuánto en resolver. 

Contar con estas cifras facilita la captación de nuevos clientes. En lugar de hacer promesas, se muestran garantías demostrables con métricas reales, una ventaja competitiva que muy pocas empresas del sector pueden ofrecer.

Aplicación móvil para técnicos

Seamos sinceros: los técnicos odian el papeleo. Por eso, contar con una aplicación para técnicos sencilla y completa, es el secreto del éxito.

Desde el móvil, el técnico tiene a mano todo lo que necesita para la visita. Consulta la ubicación del cliente, la persona de contacto y los partes anteriores, con las anotaciones que dejaron sus compañeros. Llega sabiendo lo que se va a encontrar.

Y cuando termina, cierra el trabajo ahí mismo. Rellena el parte en pocos clics, recoge la firma digital del cliente y listo.

Aquí está la parte que de verdad derrite el corazón de los técnicos: se acabó pasar por la oficina a recoger los partes en papel y volver a entregarlos completados. 

Desde la app, todo se envía en un clic y se vuelca en el sistema de la empresa. 

Así funciona la ➡️ aplicación para técnicos 

Visibilidad para el cliente

Te lo explicamos con un símil. Cuando compras algo online, te van llegando avisos: que tu paquete ya ha salido, por dónde va o que te lo entregan hoy a las doce. 

Un software de gestión de incidencias hace justo eso, pero con los clientes de un servicio técnico. 

Les envía notificaciones personalizadas (por email o al móvil) en cada momento clave: cuando su incidencia se asigna a un técnico, cuando la cita se planifica y, el día señalado, cuando el técnico ya va de camino.

Al terminar, el cliente firma en la pantalla y le llega un informe PDF con el detalle de la reparación. Así de fácil. 

¿El resultado? La percepción de calidad del servicio sube como la espuma y los clientes se fidelizan con la empresa. 

Cómo Praxedo optimiza la gestión de field service

Ahora que ya sabes qué ofrecen estás herramientas, solo queda una cosa: contarte por qué creemos que Praxedo es una de las mejores del mercado.

Praxedo es un software para servicios técnicos que reúne todo lo que hemos visto en este artículo y bastantes cosas más: videoasistencia remota, pre-diagnóstico a distancia, sincronización con ERP, y hasta un portal de autocita para clientes.

Todo en un único software capaz de automatizar hasta el 80% de los dolores de cabeza diarios de la gestión.

Más de 65.000 técnicos gestionan 150.000 órdenes de trabajo al día con Praxedo, manteniendo una nota media de 4,6/5 en las plataformas de valoración independientes. 

En palabras de Fugaqua, una empresa malagueña especialista en detección de fugas de agua que ya dio el salto:

🔺 “Ahora los técnicos van más preparados y con toda la información en su smartphone, lo que ha hecho posible poder resolver los expedientes de forma más rápida, ahorrando un 20% los desplazamientos y dando una respuesta mucho más ágil a nuestros clientes.”

– Pablo López, Director General de Fugaqua

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